¿Como se trabaja con los documentos?

¿Cómo se trabaja con los documentos?

Según la definición de un sistema de gestión documental, este realiza la captura y organización de todos los documentos para facilitar la tarea de encontrar la información en la empresa. Los documentos en papel son escaneados con destino el sistema de gestión documental, por parte del responsable gestor documental. Los documentos son archivados y catalogados por el departamento, proveedor, número de pedido o cualquier otro concepto que tenga sentido para su empresa.

A diferencia de las carpetas en un sistema de archivos, los sistemas de gestión documental archivan los documentos en carpetas electrónicas que pueden ser indexadas por múltiples datos. Esto ofrece a los usuarios la capacidad de buscar y recuperar documentos en base a diferentes criterios.

Se dice que son un conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Aspectos a tener en cuenta:

 

•         Ubicación                                                                    
•          Aspectos estructurales
•          Capacidad de almacenamiento
•          Distribución
•          Estantería
•          Distribución de la estantería
•          Mobiliario

Condiciones ambientales:

•          Ventilación
•          Iluminación
•          Mantenimiento

En conclusión total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.  

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