¿Qué es la gestión documental?
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Se entiende por
gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir
la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Las actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Un programa
de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las
que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la
gestión documental al interior de cada entidad, tales como:
- Producción
- Recepción
- Distribución
- Trámite
- Organización
- Consulta
- Conservación
- Disposición final de los documentos.
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