Glosario archivístico
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reguladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
AGN: Es un establecimiento público del orden nacional para servir a la comunidad y garantizar los principios, derechos y deberes constitucionales, encargado de:
•Formular, orientar y controlar la política archivística.
•Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
•Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Es un conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
ARCHIVALIA: Es la segunda edad de los documentos, en la cual estos han cumplido su fin y se conservan como soporte a la administración que les dio origen, así como por razones fiscales, contables o técnicas mientras perdura el interés de su productor.
ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO CENTRAL: Es un conjunto de documentos organizados según unidades académico – administrativas que los producen y transfieren desde su archivo de gestión. Constituye la segunda fase del sistema, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su consulta semi –permanente.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
BIBLIOTECA: Lugar donde se conservan los libros ordenados su lectura o consulta. Toda unidad formalmente establecida y habilitada con personal y recursos para proporcionar servicios bibliotecarios y de información.
BULA: Es un documento sellado con plomo sobre asuntos políticos o religiosos en cuyo caso, si está autentificada con el sello papal, recibe el nombre de bula papal o bula pontificia.
CATALOGO: Series ordenadas de todos los materiales o asuntos que manejan un archivo, o bien de las entidades físicas y morales que intervienen en la tramitación de ellos.
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe.
CICLO VITAL: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
CONSULTA DOCUMENTAL: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
CUSTODIA DOCUMENTAL: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
DATO: Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una cosa o para deducir las consecuencias mismas de un hecho.
DECRETO 4124 DE 2004: Por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados. Define el sistema nacional de archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que por ser confidencial la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Proporciona información precisa sobre la documentación para identificar su contenido y explicar su contexto que la produjo así como la numeración de las características y elementos informativos de cada conjunto documental.
DIGITALIZACIÓN: Conversión de material analógico a formato digital para su almacenamiento en una computadora.
DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
DOCUMENTO BORRADOR: Documento provisional previo al original.
DOCUMENTO COPIA: Ejemplar de un documento cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan y que cumplen el objetivo para el cual fue destinado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
DOCUMENTO DISPOSITIVO: Abarca la identificación y descripción de las series de documentos, el establecimiento de programas de retención y disposición de documentos de valor permanente a los archivos.
DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
DOCUMENTO MINUTA: Bosquejo (transcribir) o esquema de asuntos que se volcán al original.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
DOCUMENTOS SUSTANTIVOS: son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución. Por ejemplo, en un teatro, los programas de funciones artísticas, en una empresa de transportes, las tarifas.
DOCUMENTO VITAL: Son aquellos que poseen un valor crítico para su empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos documentos vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico.
DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
FACSÍMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
FOLIACIÓN: Acto de enumerar las hojas.
FOLIO: Hoja.
FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.
FOLIO TESTIGO: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de los documentos producidos, en cualquier soporte, por una persona o entidad a raíz del ejercicio de sus funciones.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
GUÍA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
INDICES: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.
INFORMACIÓN: Número de datos contenidos en un mensaje o conjunto de signos o señales sobre que opera el aparato. Conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos para apoyar la toma de decisiones.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
ISAF: Norma Internacional para Actividades o Normas para Funciones de Entidades Colectivas.
ISAAR: (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones personas y Familias.
ISAD: Norma Internacional General De Descripción Archivística. Norma que estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información.
LEGAJO: Es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización de agrupación de la a-z.
LEY GENERAL DE ARCHIVO: La ley 594 de 2000, el objeto de esta ley es estables las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
LIBRO: Conjunto de hojas de papel unidas por algún medio, que conforman un todo encuadernado con cubierta y contracubierta, y que contiene una obra impresa gráfica, de texto, o mixta. Si el número de sus páginas es menor de ochenta se entiende que se trata de un folleto.
MARBETE: Etiqueta que se adhiere al soporte (por ej., al lomo del libro), y contiene generalmente la signatura topográfica o alguna otra codificación que represente el contenido del documento.
MICROFILMACIÓN: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
NTC 4095: Es claro que esta norma pretende considerar todas las normas archivísticas para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
PAGINA: Lo escrito o impreso en una cara.
PAGINACIÓN: Numeración de las páginas que tengan información.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.
PLAZO PRECAUCIONAL: Cuando se conservan los documentos por precaución para responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
RECEPCIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
REGISTRO: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.
REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Arreglo de Documentos deteriorados, en este caso documento.
SECCIÓN ADMINISTRATIVA: Estructura organicofuncional de la empresa a nivel de funciones.
SECCIÓN ARCHIVÍSTICA: Unidad administrativa productora de documentos.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
THESAURUS: Tipo de lenguaje documental que se integra con términos analizados y normalizados que guardan entre sí relaciones semánticas y funcionales. El tesauro se organiza bajo fuerte control terminológico, con objeto de proporcionar un instrumento idóneo para el almacenamiento y la recuperación de la información en áreas especializadas. Puede ser monolingüe, monolingüe con equivalencias o multilingüe, conforme a la cobertura idiomática que proponga. En ciertos casos, agrega una notación.
TIEMPO DE VIGENCIA: Es aquel durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. Es el que comporta el valor máximo porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no para ser estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de archivo, como patrimonio documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad narrativa. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras está vigente.
TIPO DOCUMENTAL: Es la unidad archivística más mínima que conforma un documento y en las unidades documentales se establecen si esos tipos documentales están compuestos por unidades simples o complejas.
TRÁMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Se refiere al traslado de los documentos de un nivel de archivo a otro, según las tablas de retención documental.
TRD: Tabla de retención documental, listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TVD: Tabla de valoración documental, aplicación de los procesos archivísticos destinado a la elaboración de los instrumentos de información que facilitaran el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y las colecciones de archivo.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento para la administración que lo origino o para aquella que lo sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE: Utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas.
VALOR FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
VALOR JURÍDICO: Se derivan los derechos u obligaciones.
VALOR LEGAL: Es aquel que puede tener todos los documentos que sirven de prueba ante la ley los documentos testimoniales que sustenta los derechos reales como la escritura pública los contratos pactados con todos los requisitos.
VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.
VALOR SECUNDARIO: cualidad atribuida a aquellos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).
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