Tabla de Retención Documental

Tabla de Retención Documental

Es un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Etapas:

• Primera  etapa: Investigación sobre la institución y fuentes documentales:

Se Copila la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente Y aplicar la encuesta a los productores de los documentos para identificar las unidades documentales  que producen y/o tramitan.

• Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada:

Es donde se puede analizar  la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos ademas de Identificar los valores primarios de la documentación que son: los administrativos, legales, jurídicos, contables y  fiscales, se Determina el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación.

• Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación:

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y sub-series documentales que tramita y administra cada dependencia.

• Cuarta etapa: Aplicación: 

Desde que ya están Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el  representante legal  expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.

•        Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental.

•        Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.  

• Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental:

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y  aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

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